関係各位

一般社団法人日本大腸肛門病学会      
  学術集会運営委員長  幸田　 圭史　
  第79回学術集会会長　船橋　公彦　
 

第79回（2024年）学術集会運営業務委託会社公募について

　2024年第79回日本大腸肛門病学会学術集会の運営業務委託会社を募集いたします。
　下記のとおり、本学術集会開催の概要および応募資格をご提示申し上げますので、ご高覧のうえ、ご応募くださいますようよろしくお願いいたします。
　なお、本委員会及び会長の合議による選考のうえ、1社に運営業務を委託させていただきますので、予めご了承ください。

記

Ⅰ. 第79回日本大腸肛門病学会学術集会開催概要
1.    会　期　　2024年11月29日（金）～30日（土）
2.    会　場　　パシフィコ横浜会議センター
3.    会　長　　船橋　 公彦（東邦大学医学部外科学講座（大森）一般・消化器外科学分野）
       副会長　　松田 　尚久（東邦大学医学部内科学講座（大森）消化器内科学分野）
       副会長　　松島 小百合（医療法人恵仁会 松島病院 大腸肛門病センター）
4.    規模（下記、いずれも過去の企画による見込み）
        (1)    参会者数　　　約2,200人
        (2)    応募演題数　　約1,000題(講演類600演題，ポスター400演題程度)
        (3)    会場仕様　　　口演会場　10会場、ポスター会場　約200演題/1日（日毎貼替）
        (4)    海外招請者　　約10名
        (5)    共催セミナー　モーニングセミナー 2枠程度，ランチョンセミナー17枠程度，
　　                               イブニングセミナー 2枠程度
        (6)    企業展示　　　27小間程度
        (7)    ビジネスミーティング　※時間は目安
                   理事会　　　　（会期前日 17：00－17：30）
                   社員総会　　　（会期1日目16：00－17：40）　
                   振興会評議員会（会期1日目17：40－18：10）
                   会員集会　　　（会期2日目13：00－13：30）
                   振興会総会　　（会期2日目13：30－14：00）　　 
         (8)    懇親会
                   拡大プログラム委員会（会期前日　理事会以降）
                   全員懇親会（会期1日目　振興会評議員会以降）

5.    その他、会期内及び会期外の企画等
         (1)    全員懇親会等
         (2)    会期前日の学会内会議（理事会，拡大プログラム委員会）及び会期中の学会内委員会

Ⅱ. 委託業務内容
本学会の学術集会事業として、学術集会の運営に関わる次の業務を委託するものとしま
す。
1.    本学術集会に必要な企画書、実施計画書の策定、および収支予算案の策定補助業務
2.    本学術集会開催に伴う事前業務
          (1)    演題募集及び受付、査読に関する補助業務
          (2)    プログラム策定・会長使用計画策定に関する補助業務
          (3)    プログラム作製の業務
          (4)    国内外からの演者又は座長の招聘に関する業務
          (5)    共催セミナー及び企業展示等、企業協賛に関する業務
          (6)    会場設営準備に関する業務
          (7)    事前参加登録に関する補助業務
          (8)    懇親会及び会議等に関する会場の手配
3.    学術集会期間中の会場運営業務
        （1）機材、人員その他一切を含む会場運営に関する業務
        （2）共催セミナー及び企業展示等の企業協賛に関する業務
        （3）参加登録・受付業務
        （4）懇親会等の会場・運営業務
        （5）本学術集会運営の事後業務
4.    上記1～3を滞りなく実施するため、委託会社内に運営事務局を設置すること

◎交通・宿泊に関する運営業務委託会社の公募申請はこちら　様式1～3

Ⅲ.　委託条件
          (1)    委託期間
　　　　　　　契約日から事後業務完了の日まで
          (2)    契　約
　　　　　　　請負契約を締結するものとします。
          (3)    経費の支払い
　　　　　　　委託会社、学術集会本部及び学会事務局による事前協議に基づくものとします。

Ⅳ.　応法資格
　公募に応募いただけるのは、次の条件を満たす事業者といたします。
　　　(1)    規模及び概要
　　　　　　　学術集会運営に従事する十分数のスタッフが確保可能であること。また、事業者
　　　　　　　の財務状況並びに運営状況が健全であること。
　　　(2)    実績その他
　　　　　　　過去3年以内に、参加者2,000人規模の学術集会の運営実績があること。また、
　　　　　　　それぞれにおいて良好な実績があり、不正及び不誠実な行為がないこと。

Ⅴ.　選考方法
　提出書類の審査により、数事業者を選考いたします（一次選考）。一次選考を通過した事業者から、企画のプレゼンテーションを行っていただきます。最終的に、学術集会運営委員会の協議により選考を行います（二次選考）。なお、審議結果に関する問い合わせや異議は認めないことといたします。

1)　日程等
　　　(1)    一次選考への応募受付　2022年7月1日（金）～7月25日（月）16時必着
　　　(2)    一次選考結果通知　2022年8月17日（水）
　　　(3)    二次選考の日程は、該当する会社宛に個別に通知いたします。
2)　選考基準
　　　(1)    企画内容
　　　(2)    学術集会運営業務実績
　　　(3)    業務運営体制及び方針
　　　(4)    見積金額　
3)　その他
　　　(1)    提出期限を過ぎて提出されたものは無効といたします。また、提出期限後の提出
　　　　　　書類の変更、差し替え、再提出は原則認めません。
　　　(2)    提出された書類等は返却いたしません。
　　　(3)    選考結果の理由については、お問合せいただいてもお答えいたしかねますので、あらかじめ
　　　　　　ご了承ください。
 
Ⅵ.　一次選考応募提出書類
提出書類及び各部数は、次のとおりです。提出書類様式は本学会ホームページからダウンロードしてください。
1)　申請書類一式【様式1～4】　各1部
　　　(1)    日本大腸肛門病学会学術集会運営業務委託公募申請書【様式1】
　　　(2)    運営委託事業者概要【様式2】
　　　(3)    学術集会運営過去実績【様式3】
2)　企画提案書　10部
　　次の各事項を含みA4版1冊にまとめてください。
　　　(1)    会場に留意した企画
　　　(2)    会場使用計画
　　　(3)    参加者へのホスピタリティー
　　　(4)    パンデミックや大規模自然災害等に対する対応
　　　(5)    万が一WEB開催になった時の対応

3)　見積書　10部
　　　(1)    記載形式は、【様式4】による。
　　　　　　実費請求となる項目であっても、想定金額を必ず記載してください。
　　　(2)    別に、精算内訳を添付のこと。
　　　(3)    参考：納税準備金，会長裁量金を除く
　　　　　　第74回 事業費支出総額　9,600万円
　　　　　　第75回（Web開催）事業費支出総額　7,900万円
　　　　　　第76回（ハイブリッド開催）事業費支出総額　8,600万円

Ⅷ.　一次選応募書類提出期限・提出先
　　　(1)    提出期限
　　　　　　2022年7月25日（月）16時必着

　　　(2) 提出先・お問合
　　　　　 〒108-0074　東京都港区高輪3-20-9
　　　　　 一般社団法人日本大腸肛門病学会　学術集会運営委員会
 　　　　　　E-mail：info@coloproctology.gr.jp
　 　　　　　TEL：03-6277-2340　FAX：03-6277-2350
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上